Seinen Kunden möchte BABOR vor Ort individuelle Angebote mit konkreten Preisen bieten. Eine große Zahl an Aktionsangeboten und anderen vielschichtigen Faktoren, die auf die Preisgestaltung einwirken, machen die Erstellung solcher Angebote zur Herausforderung. Das bisher eingesetzte CRM-System konnte die hohen Anforderungen nicht zufriedenstellend erfüllen – angesichts eines Umsatzanteils von einem guten Drittel allein durch Aktionskonditionen ein nicht haltbarer Zustand.
Auftragsmanagement geglättet
Um die hochkomplexe Auftragsabwicklung zu vereinfachen, die Fehleranfälligkeit bei Eingaben zu reduzieren und den Außendienst effizienter zu unterstützen, entwickelten wir für BABOR eine eigens angepasste ProfitSystem-Version mit dem Namen QUEEN (für „Qualität, Umsatz, Effizienz, Erfolg, Nachhaltigkeit“). Die sukzessive Einführung startete im September 2014. QUEEN ist für die sinnvolle Zusammenführung aller relevanten Informationen zuständig, errechnet zuverlässig Preise und weist automatisch auf Fehlangaben durch den Benutzer hin. Da BABOR weltweit vertreten ist, gehörte die Mehrsprachigkeit des Systems zu den Grundanforderungen. In der ersten Phase steht QUEEN zunächst auf Deutsch und Niederländisch zur Verfügung – mit der Option auf weitere Sprachausgaben. Derzeit nutzen knapp 100 User das System, davon mehr als die Hälfte mit dezentralen Lizenzen.
In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung von BABOR unter der Leitung von Dr. Christoph Ludwig schafften wir eine enge Verzahnung von QUEEN und dem ERP-System CSB. Die mit fundierten Systemkenntnissen erstellten Schnittstellen und Prozesse ermöglichen die nahtlose Weitergabe und den problemlosen Datenaustausch zwischen beiden Systemen. Der lästige und zeitaufwendige Zwischenschritt der Auftragskontrolle und -Freigabe durch den Innendienst gehört somit der Vergangenheit an.
Effizienz für den Außendienst
Im Außendienst erhöht QUEEN die Effizienz von Workflows, etwa bei den Audits im Rahmen von Jahresgesprächen. Bisher wurden diese mit Vordrucken durchgeführt. Die Daten mussten anschließend per Hand ins System übertragen werden, bevor es an die Auswertung gehen konnte. Mit ProfitSystem/QUEEN arbeiten die Berater nun direkt im System und können Ergebnisse sofort und problemlos miteinander vergleichen. Zusätzlich zum klassischen Außendienst setzt BABOR regionale Trainerinnen ein, deren Aufgaben in der Betreuung von Kunden im Rahmen von Schulungen und Seminaren liegt. Die Seminarsteuerung wird zukünftig von ProfitSystem/QUEEN gemanagt werden können – so wie zahlreiche weitere Aspekte der Vertriebstätigkeit. Möglich macht das der modulare Aufbau des Systems. „Auch aufgrund dieser großen Flexibilität sind wir überzeugt, mit ProfitSystem auf das richtige Pferd gesetzt zu haben“, zeigt sich Dr. Christoph Ludwig, Director IT bei BABOR, überzeugt.
